ErstgesprächEN

KI-Automation

KI-Automation für Unternehmen

Wiederkehrende Aufgaben zwischen Postfach, CRM und Belegablage automatisieren. Mit klaren Zuständigkeiten und Freigaben durch Ihr Team.

ab 4.900 €netto · Festpreis im Konzeptgespräch · Betrieb separat

Automation anfragen

Vier Funktionsdemos · Beispieldaten

AblageBelege & DokumenteAblage — Belege lesen, prüfen, ablegen.KonturCRM & VertriebspipelineKontur — Ein CRM, das sich selbst weiterschreibt.TriagePosteingang & ZuständigkeitTriage — Jede Mail landet dort, wo sie hingehört.

Keine Bildschirmfotos, sondern laufende Oberflächen: sortieren, verschieben, nachrechnen — die Demos arbeiten im Browser.

Ausgangspunkt

Für wen wir das entwickeln.

Für Betriebe, deren Informationen heute über E-Mails, Tabellen und einzelne Programme verteilt sind. Wir beginnen bei einem wiederkehrenden Vorgang mit klarer Zuständigkeit.

Lieferumfang

Was konkret dazugehört.

  • Eingehende E-Mails zuordnen, Informationen extrahieren und Antworten vorbereiten.
  • Angebots- und Rechnungsentwürfe aus freigegebenen Stammdaten vorbereiten.
  • Belege benennen, zuordnen und in der vorgesehenen Ablage bereitstellen.
  • Erstkontakte erfassen, Rückfragen vorbereiten und an die zuständige Person übergeben.
  • CRM-Daten aktualisieren und bestehende Systeme über geeignete Schnittstellen verbinden.

Ablauf

01

Analyse

Wir erfassen einen konkreten Ablauf, Datenquellen, Ausnahmen und die Stellen, an denen Menschen entscheiden.

02

Prototyp

Ein begrenzter Prozess wird mit Testdaten umgesetzt. Sie prüfen Ergebnisse, Fehlerfälle und den Nutzen im Arbeitsalltag.

03

Betrieb

Freigaben, Zugriffsrechte, Protokollierung, Wartung und Ansprechpartner werden vor der Einführung festgelegt.

Datenschutz & Hosting

Daten und Verantwortung bleiben nachvollziehbar.

Hosting in Ihrer Infrastruktur, in einer EU-Cloud oder bei einem geeigneten Dienstleister wird nach Datenart und Systemanforderungen ausgewählt. Auftragsverarbeitung, Unterauftragnehmer, Speicherfristen und etwaige Drittlandübermittlungen gehören in die technische und rechtliche Prüfung. Angebote, Rechnungen und externe Antworten bleiben dort freigabepflichtig, wo Ihr Prozess es verlangt.

Fiktiver Use Case / Dienstleistungsunternehmen

Eine Anfrage. Ein geordneter nächster Schritt.

Ein kleines Beratungsteam erhält Gründungs-, Website- und Bestandskundenanfragen über denselben Eingang. Dieses Beispiel zeigt einen möglichen Ablauf; es ist kein Bericht über ein abgeschlossenes Kundenprojekt.

BeispielansichtManuelle Freigabe

Neue Website für unser Studio

„Wir möchten unsere Leistungen klarer darstellen. Der Start ist für das nächste Quartal geplant. Können wir das besprechen?“
Vorgeschlagenes Anliegen
Website & Corporate Identity
Noch offen
Umfang, Inhalte, bestehende Website
Status
Entwurf wartet auf Prüfung
Beispielentwurf ansehen

Vielen Dank für Ihre Anfrage. Gerne besprechen wir den neuen Auftritt mit Ihnen. Welche Leistungen sollen auf der Website im Mittelpunkt stehen? Wenn es bereits eine Website gibt, senden Sie uns bitte den Link. Danach stimmen wir ein Erstgespräch ab.

Demotext, nicht versendet.
  1. 01

    Anfrage erfassen

    Eine Anfrage aus dem Websiteformular landet mit Quelle und Eingangszeit in einer gemeinsamen Übersicht.

  2. 02

    Informationen ordnen

    Die KI schlägt Anliegen, Sprache und Zuständigkeit vor. Fehlende Angaben und unsichere Zuordnungen werden markiert.

  3. 03

    Antwort vorbereiten

    Aus freigegebenen Textbausteinen entsteht ein Antwortentwurf. Offene Fragen bleiben ausdrücklich offen.

  4. 04

    Menschlich freigeben

    Ein Teammitglied prüft den Entwurf, ergänzt ihn und gibt den Versand frei. Die Entscheidung wird protokolliert.

Wenn etwas fehlt

Unklare Anfragen, Anhänge und sensible Inhalte gehen zur manuellen Prüfung. Bei einem technischen Fehler bleibt der Eingang offen und das Team erhält einen Hinweis.

Woran wir den Nutzen prüfen würden

Bearbeitungszeit je Anfrage, nötige Korrekturen und übersehene Rückfragen vor und während eines begrenzten Piloten vergleichen. Erst daraus lassen sich belastbare Ergebnisse ableiten.

Einen ähnlichen Ablauf besprechen

Fragen & Antworten

Gut zu wissen.

Welche Aufgaben lassen sich automatisieren?

Wiederkehrende Aufgaben mit klaren Eingaben, überprüfbaren Ergebnissen und definierten Ausnahmen. Welche davon geeignet sind, klären wir anhand Ihrer tatsächlichen Abläufe.

Müssen wir unsere Systeme ersetzen?

Nicht grundsätzlich. Wir prüfen vorhandene Schnittstellen und Datenflüsse.

Wer gibt Nachrichten frei?

Das wird im Prozess festgelegt; sensible oder verbindliche Vorgänge erhalten eine menschliche Freigabe.

Wo werden Daten verarbeitet?

Die Hosting-Option wird vor dem Einsatz anhand der Daten und Anforderungen gewählt.

Wie starten wir?

Mit einem klar abgegrenzten Ablauf, bevor weitere Prozesse angeschlossen werden.